至少提前4-6個月預訂場地，以便您有足夠的時間來計劃其他關鍵事項，例如餐飲，活動手冊和網站。您可能已經考慮過了。對於本地活動，您可能正在尋找距大多數與會者的家或工作地點合理距離之內的場所。如果許多與會者要從城外旅行，那麼靠近機場或其旅館的場所將是有益的。無論哪種情況，都不要忘記考慮交通，運輸和停車選項。另外，以防萬一，與場地供應商簽訂正式合同，因為必須更改活動場地可能是您最後要看的東西。
如果您想減少參加者遲到的機會，請為他們提供一個移動事件應用程序，這在如今已經是一種標準。觸手可及的GPS地圖，行車路線和停車/班車信息，使您的與會者感到放心。如果場地在大型校園或研究所內，則用大頭針地圖尤其有用。對於帶有展覽，海報或平行會議的活動，交互式室內地圖將幫助與會人員方便地導航。